Mantenha em ordem seu Cadastro de Clientes e Fornecedores, e evite riscos fiscais no envio de seus arquivos do SPED Fiscal e NFe... experimente nossos serviços!

Padronização de Campos e Abreviaturas

Os dados cadastrais obtidos de fontes externas (site da Receita Federal) podem eventualmente conter caracteres especiais (- . & / ç), acentuação e espaços duplos.

Além disso, o limite de caracteres permitidos para Razão Social pela Receita Federal é de até 144, bem superior ao limite do ERP, ou dos arquivos SPED (60 caracteres). Veja:

1.1 Inscrição da Entidade (Matriz) – Eventos 101, 103, 105, 106, 107 e 110

O nome empresarial a ser cadastrado no CNPJ deve corresponder fielmente ao que estiver consignado no ato constitutivo da entidade, admitindo-se abreviações somente quando ultrapassar 150 caracteres.

fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/tabelas/documentoseventos.htm

Para resolver este problema criamos um serviço que padroniza os campos de dados do cadastro em conformidade com o SPED, e executa um tratamento de abreviaturas automatizado.

Utilizamos nossa exclusiva DLL do Abreviador para padronizar e abreviar campos de registros cadastrais a partir de um grupo de  dicionários com 8.500 palavras, e a seleção de até 7 regras parametrizáveis de abreviatura.

Os seguintes campos são Padronizados, Higienizados e Abreviados pelo Sistema KeyCad-abreviador:KeyCad abreviador 135x130 vert

  • NOME/RAZAO SOCIAL; FANTASIA;
  • LOGRADOURO; COMPLEMENTO; BAIRRO; MUNICIPIO

Os seguintes campos são apenas Padronizados e Higienizados:

  • CNPJ/CPF; NUMERO; CEP

São três opções de uso do serviço de Padronização de Abreviaturas:

  1. O Portal KeyCad-abreviador: portal para processamento em lote de até 10.000 registros por Ordem de Serviço.
    Normalmente utilizado como finalização do projeto de Saneamento Cadastral.
    Usuário padroniza por Ordem de Serviços o uso de regras aplicadas e a meta de cada campo.

  2. A DLL do Abreviador: biblioteca de função exclusiva para integração em sistemas baseados em Windows.
    Uso local da função integrada aos sistemas de cadastro, licenciada por CNPJ e por Sistema.
    Oferece flexibilidade na implementação de todas as regras e dicionários de abreviaturas.

  3. O KeyCad-webservice: Webservice Abreviador disponivel para integração com sistemas externos de cadastro.
    Utiliza REST/JSON ou SOAP XML, e é contratado por período de assinatura anual.
    Seleção de regras de abreviatura e de dicionarios customizados exclusivos se dá na chamada ao serviço.

O Webservice Abreviador pode ser usado em conjunto com nosso Webservice de automação de consultas cadastrais, sempre que os dados obtidos ultrapassam os limites de caraceteres da base no ERP/CRM.

Consulte-nos sobre a modalidade de contratação que melhor atenderá sua demanda.

Regras Gerais para Abreviaturas

Não existem regras oficias para padronizar abreviaturas, então seguimos algumas melhores práticas:

  • regras abreviaturasNão abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, por ex.: São = S, Dom = D, Rua = R
  • Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso, e nunca para menos de 3 letras.
  • Palavras abreviadas são terminadas geralmente em consoantes, exceto em casos de senso comum ou uso regulamentado, por ex.: DRA, STO, DEPTO
  • Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso, e então terminam em “A” ou “S”, por ex.: DRA, PROFA.
  • Abreviar da direita para a esquerda na palavra, exceto em casos de uso comum ou padronizado, por ex.: Departamento = DEPTO
  • Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG, Marketing = MKT
  • Nunca abreviar NOME PROPRIO das pessoas. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário, por ex. João Paulo Antunes da Silva = JOAO P A DA SILVA

Premissas de Padronização e Abreviação do Sistema:

  • O Sistema trabalha com uma META informada para cada campo como quantidade máxima de caracteres;
  • Todos os campos passam antes por uma padronização de carateres conforme exigido para arquivos do SPED (higienização de dados);
  • As abreviaturas de palavras conhecidas são definidas por dicionários customizáveis (até 8.500 palavras);
  • O uso das regras de abreviatura (até 7) é parametrizável pelo usuário, e aplicadas em ordem sequencial em cada palavra do campo;
  • Opção pelo Webservice do Abreviador permite alterar a ordem das regras e usar dicionários exclusivos customizados;
  • As regras de abreviatura são aplicadas apenas quando necessário reduzir a quantidade de caracteres, até atingir a meta definida pelo usuário;
  • Aplicam-se a regra seguinte na medida em que as regras anteriores não atingem a meta.
  • Preserva-se ao máximo a informação original: uma vez atingida a meta de caracteres por uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes.
  • O objetivo do processo é eliminar ou reduzir a necessidade de análise humana na abreviatura do campo.

O serviço de padronização de abreviaturas pode ser contratado temporariamente para concluir o processo de Saneamento Cadastral (KeyCad-abreviador) ou anualmente (Webservice) para integrar em sistemas que suportam processos cadastrais.

Se preferir, adquira a DLL do Abreviador para integrá-la em seus sistemas de cadastro, e usar esta função dinamicamente.

 

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Riscos Fiscais e Multas

alerta 1 64x64Erros de dados no cadastro resultam em riscos fiscais, como na apuração indevida de créditos fiscais, operação com Cliente em situação inapta no Sintegra, além de perdas operacionais e comerciais.
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