Para realizar Consultas de cadastro para o Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores é preciso entender antes a diferença entre bases oficias e bases privadas, e a diferença entre os serviços providos a partir delas:

• VENDA DE INFORMAÇÕES CADASTRAIS: a partir de dados obtidos em bases privadas. NÃO FAZEMOS!!!
• AUTOMAÇÃO DE CONSULTAS PUBLICAS ON LINE: dados obtidos em bases públicas oficiais. ESTE FAZEMOS!!!

Leia nossas considerações antes de fazer a escolha do serviço para seu projeto:

Bases Oficiais de Consultas Públicas:

São aquelas bases de serviços públicos disponibilizadas para o contribuinte normalmente por meio na internet, como recurso de atualização dinâmica das informações e da situação cadastral de Contribuintes das Secretarias de Fazenda.

Nosso serviço de AUTOMAÇÃO DE CONSULTAS PÚBLICAS CADASTRAIS é baseado neste tipo de fonte de dados.

São Bases Oficiais aqueles websites onde o KeyConsultas-webservice realiza consultas "on line" e em "real time", como:

• RECEITA FEDERAL, SINTEGRA ESTADUAL, SIMPLES NACIONAL, SUFRAMA;
• PMSP, CEPOM, DENATRAN, Portal Nacional da NFe, etc;
• TST, CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, INSS - DATAPREV, eSocial e outras.
  

A responsabilidade da manutenção das informações disponíveis nas bases oficiais é dos órgãos governamentais que as mantém, e por isso o acesso aos dados é gratuito e sua disponibilidade é mantida pelos órgãos públicos.

As SECRETARIAS DE FAZENDA recomendam que antes de qualquer transação comercial entre contribuintes (uso da NFe), cujo fato gerador se caracteriza pela circulação de mercadorias, cada parte realize uma consulta sobre a situação cadastral da outra parte. Veja em nosso artigo sobre Legislação Pertinente.

• O Artigo 22 da LEI ESTADUAL nº 6.374/89 é a matriz legal do ICMS no Estado de SP, e vigora desde o surgimento do antigo ICM, que veio ao mundo jurídico com a Constituição de 1988 (Artigos 7º ao 22-A).

Esta recomendação previne cada parte de realizar operações que impliquem em risco fiscal, erros de apuração de créditos dos impostos, ou falhas nas obrigações assessórias decorrentes das transações (SPED Fiscal).

O Contribuinte deve guardar a cópia do Certificado da Consulta que é o arquivo HTML obtido a partir do site oficial, como evidência da consulta realizada. Esta será a prova de que a situação cadastral foi informada no dia da operação mercantil, o que é muito útil para apoiar um argumento de defesa importante perante uma eventual autuação do Fisco.

Bases Privadas:

As Bases Privadas atualmente disponíveis são muitas, mas NÃO SÃO mantidas por entidades governamentais, e, apesar de poder ser consultada "on line", a atualização dos dados é um processo batch com certa periodicidade, cuja origem está em uma multiplicidade de bases de dados de terceiros, e é importante saber:

• NÃO sincronizadam com a Receita Federal ou o Sintegra Estadual no momento da sua consulta.

Exemplos mais conhecidos seriam a SERASA e a BOA VISTA SERVIÇOS, mas existem também outras empresas que comercializam dados cadastrais, ou serviços operacionais de cadastramento (outsorucing de processo).

Estas bases tem seus registros alimentadas e atualizados por diversas fontes externas, algumas regionais, como:

• Cadastro de Bancos, Financeiras, utilities (gás, água, eletricidade), e outras empresas privadas;
• Algumas Juntas Comerciais regionais (não é base unificada, nem tem cobertura Nacional);
• Cartórios de Registro de Documentos, e de Protestos;
• Digitação de documentos, formulários web, etc. (sem confirmação de dados na entrada).

Além dos dados essenciais de cadastro algumas Bases Privadas oferecem serviços de enriquecimento dos dados, complementando informações não disponíveis nas bases públicas oficiais da Receita Federal e Sintegra, como por exemplo:

• Capital Social e relação de sócios (QSA quando disponiveis);
• Dados de contato e telefone (sem confirmação de atualização);
• Casos de inadimplência, protestos e cheques devolvidos (cartórios);
• Ranking de risco de crédito (métodos de análise do provedor do serviço);

Ocorre que, se de um lado as bases privadas podem fornecer informações úteis e relevantes para enriquecer o seu cadastro, deve-se observar que as informações de modo geral não são atualizadas diariamente, como acontece nas bases oficiais consultadas on line.

As Bases Privadas operam com uma janela de atualização que pode ser de algumas semanas a até alguns meses, e que depende também da qualidade do dado na fonte do cadastro utilizada para atualizar a situação cadastral.

OBSERVAÇÃO: devido a forma como é obtida a informação cadastral na Base Privada, existe um risco fiscal na sua utilização para realizar a atualização de cadastros para atender ao SPED, uma vez que a situação cadastral na RECEITA e no SINTEGRA fornecida pode não ser a mesma disponivel nas bases públicas oficiais no momento da consulta.

NÃO SE ENGANE: Não há garantia de que as fontes que alimentam a Base Privada estejam sincronizadas com as Bases Oficiais Públicas. Peça o comprovante da última consulta realizada nas fontes públicas oficiais e você saberá a verdade.

Utilize as Bases Privadas para complementar e enriquecer seu cadastro ou reduzir seu risco de crédito, mas entenda o risco fiscal de seu uso para processos de Saneamento de Cadastro, assim como na sua Governança Cadastral para atender ao SPED NFe e SPED Fiscal.